Tietosuojaseloste vuokralaiselle

Asuntosalkku-konsernin Suomen vuokralaisrekisteri

Tässä selosteessa kuvaillun henkilötietojen käsittelyn rekisterinpitäjinä ovat Asuntosalkku Oyj, Asuntosalkku Suomi Oy ja Suomen Asuntovarainhoito Oy (yhdessä ”Rekisterinpitäjät”).

Jos sinulla on kysymyksiä liittyen tähän tietosuojaselosteeseen, voit ottaa meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen asiakaspalvelu@asuntosalkku.fi.

Sopimussuhde: Käsittelemme henkilötietoja pannaksemme täytäntöön sopimuksen, johon olemme sitoutuneet tai olemme sitoutumassa kanssasi yleisen tietosuoja-asetuksen 6(1)(b) artiklan mukaisesti.

Suostumus: Olet antanut meille yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisen suostumuksesi henkilötietojen käsittelyyn yleisen tietosuoja-asetuksen 6(1)(a) tai 9(2)(a) artiklan mukaisesti.

Rekisterinpitäjän oikeutettu etu: Käsittely on tarpeen meidän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät sinun etusi tai perusoikeutesi ja -vapautesi syrjäyttävät tällaiset edut yleisen tietosuoja-asetuksen 6(1)(f) artiklan mukaisesti. Siltä osin, kun henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme, olemme suorittaneet tasapainotestin. Tasapainotestin tarkoituksena on varmistaa, etteivät sinun etusi tai perusoikeutesi- tai vapautesi mene meidän oikeutetun etumme edelle. Jos haluat saada lisätietoa suorituista tasapainotesteistä, voit olla meihin yhteydessä sähköpostitse osoitteeseen asiakaspalvelu@asuntosalkku.fi.

Alla on taulukko, jossa olemme kuvanneet tarkoitukset, joihin tulemme käyttämään henkilötietojasi ja millä oikeudellisella perusteella käsittelemme tietojasi. Olemme myös kuvanneet oikeutetun etumme, jos käsittely perustuu tähän oikeudelliseen käsittelyperusteeseen.

Tarkoitus/Aktiviteetti	Käsittelyperuste, sisältäen myös perustelut oikeutetun edun käyttämiselle
Vuokrahakemusten käsittely	Tarpeellista sopimuksen solmimiseksi ja täytäntöönpanemiseksi kanssasi. Lisätietoja käsitellään suostumuksesi nojalla.
Vuokrasopimuksen solminen kanssasi	Tarpeellista sopimuksen solmimiseksi ja täytäntöönpanemiseksi.
Vuokrasuhteeseen liittyvä asiointi	Tarpeellista sopimuksen täytäntöönpanemiseksi.
Oikeudellisilta vaateilta puolustautuminen ja niiden esittäminen	Meillä on oikeutettu etu puolustautua oikeudellisilta vaateilta ja esittää niitä, jos koemme oikeuksiamme loukatun.
Vuokrausliiketoimintamme kehittäminen	Käsittely on tarpeen oikeutetun etumme eli liiketoiminnan kehittämisen harjoittamiseksi.

Voimme kerätä, käyttää, säilyttää ja siirtää erityyppisiä henkilötietojasi, jotka olemme ryhmitelleet seuraavalla tavalla:

• Tunnistetiedoilla tarkoitetaan koko nimeä ja henkilötunnusta.
• Yhteystiedoilla tarkoitetaan sähköpostia, puhelinnumeroa ja osoitetta sekä mahdollisen yhteyshenkilön tai edustajan samoja tietoja.
• Vuokratiedoilla tarkoitetaan tietoja sinun kanssasi solmimistamme vuokrasopimuksista, kuten laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot sekä vuokralaisen vuokranmaksutiedot sisältäen maksajan nimen.
• Profiilitiedoilla tarkoitetaan vuokrasopimussuhteeseen liittyviä tietoja, kuten tuotteet ja palvelut (esim. autopaikka, muutostyöt asunnossa, reklamaatio), niiden käyttämispäivä, palvelun myyjätiedot, sopimuksen kieli, alkamisaika, päättymisaika sekä tiedot sopimuksen kohteesta.
• Lisätiedoilla tarkoitetaan suostumuksen perusteella käsiteltäviä rekisteröidyn vapaaehtoisesti yhteydenoton yhteydessä tai muulla vastaavalla tavalla antamia tietoja sekä tietoja vuokralaiseksi hakevista henkilöistä, kuten työtietoja (työtehtävät, työnantaja, työsuhteen alkamisaika ja vakituisuus tai määräaikaisuus ja työpaikan yhteystiedot), opiskelutiedot (oppilaitos ja koulutusohjelma, jos hakija on opiskelija), vuokranmaksukykyyn liittyvät tulotiedot, hakijan kanssa asuntoa yhdessä hakevan puolison nimi, asunnontarpeeseen liittyviä tietoja, asunnon hoitoon liittyvät tiedot (tupakointi, lemmikkieläimet jne.), maksuhäiriömerkintätiedot sekä muut rekisteröidyn antamat lisätiedot.

Yleensä tiedot kerätään suoraan sinulta hakiessasi meiltä asuntoa ja allekirjoittaessasi vuokrasopimuksen tai ollessasi meihin yhteydessä vuokrasopimuksen aikana tai sen jälkeen. Henkilötietoja kerätään suostumuksen nojalla myös Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös väestörekisteristä väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetun lain nojalla.

Henkilötietojen antaminen on vuokrasopimuksen tekemisen edellytys. Sellaiset tiedot, jotka eivät sovellu rekisteröityyn, voi jättää antamatta ilman seuraamusta sopimuksen tekemiselle. Tällainen tieto on esimerkiksi sähköpostiosoite sellaisen rekisteröidyn osalta, kenellä ei ole sähköpostia. Tietojen antamatta jättäminen vuokralaishakemuksessa tai hakemuksen käsittelyn suostumuksen peruminen ennen vuokrasopimuksen solmimista on este sille, että hakija tulisi valituksi vuokralaiseksi.

Käsittelemme erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja vuokrasuhteen hoitamiseksi, kun rekisteröity itse tai hänen valtuutettu edustajansa antaa ne meille ja pyytää niiden käsittelemistä. Tällaista käsittelyä voi olla esimerkiksi vuokralaisen pyyntö huomioida hänen terveydentilansa vuokrasuhteen hoitoon liittyvissä asioissa, vuokralaisen ilmoitus puolisonsa muuttamisesta samaan asuntoon, tai muu vuokrasuhteen hoitamiseen liittyvä tapahtuma.

Voimme jakaa tietojasi Asuntosalkku-konsernin sisällä silloin, kun se on tarpeen edellä määriteltyjen tarkoituksien toteuttamiseksi. Tämä käsittely perustuu oikeutettuun etuumme siirtää tietoja konsernin sisällä sisäisiin tarkoituksiin. Tällaisia sisäisiä tarkoituksia ovat muun muassa keskitetyn IT-järjestelmän käyttäminen sekä liiketoiminnan ja sen strategioiden yhtenäistäminen.

Voimme jakaa tietojasi kolmansille osapuolille seuraavissa tilanteissa:

• Kun se on tarpeen kohdassa ”HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE JA TARKOITUS” listattuja tarkoituksia varten.
• Lain niin edellyttäessä voimme luovuttaa henkilötietojasi julkisille viranomaisille, kuten veroviranomaisille tai täytäntöönpanoviranomaisille.
• Henkilötietojasi voidaan luovuttaa kolmansille, kun tämä on tarpeen asunnon hoitamista tai kunnossapitoa varten. Luovutuksen saajina ovat tyypillisesti taloyhtiön isännöitsijä ja/tai huoltoyhtiö, remonttiyhteistyökumppani, vahinkotarkastaja tai muu vastaava taho.
• Henkilötietojasi voidaan luovuttaa kolmansille asunnon vuokraus- tai myyntitoimeksiantoihin liittyen. Luovutuksensaajia ovat rekisterinpitäjän käyttämät välitysliikkeet tai välittäjät ja välitysliikkeen edustaja.
• Voimme luovuttaa tietojasi myös, kun me vilpittömässä mielessä uskomme, että tietojen luovuttaminen on tarpeen oikeuksiemme käyttämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi, sinun tai muiden turvallisuuden takaamiseksi, petoksen tutkimiseksi, tai valtiohallinnon pyyntöön vastaamiseksi

Jaamme tietoja, sisältäen henkilötiedot, luotettavien kolmansien palveluntarjoajien kanssa. Nämä palveluntarjoajat tarjoavat meille palveluita henkilötietojen käsittelyyn sekä käsittelevät henkilötietoja puolestamme ja ohjeidemme perusteella. Kolmansilla palveluntarjoajilla voi olla pääsy tai mahdollisuus käsitellä henkilötietoja, jotta he voivat tarjota edellä mainittuja palveluita meille. Kolmannet osapuolet eivät saa hyödyntää tietojasi muihin kuin niihin tarkoituksiin, jotka liittyvät heidän tarjoamiinsa palveluihin. Olemme solmineet tietojenkäsittelysopimukset kyseisten kolmansien osapuolten kanssa.

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Säilytämme keräämiämme henkilötietoja niin pitkään, kuin meillä on edelleen jatkuva oikeutettu etu tällaiseen säilyttämiseen. Kun tällainen oikeutettu etu päättyy, poistamme tai anonymisoimme henkilötietosi.

Säilytämme kaikkia henkilötietoja vuokralaissuhteesi ajan sekä seitsemän (7) kalenterivuoden ajan vuokrasopimuksen päättymisen jälkeen. Säilytys perustuu kirjanpitoaineiston säilytykseen, missä vuokrasopimus voi olla kirjanpitotosite. Hylättyyn vuokra-asuntohakemukseen liittyviä henkilötietoja sisältäen hakemuksen liitteineen säilytämme Yhdenvertaisuuslain perusteella kaksi (2) kalenterivuotta hakemuksen voimassaolon päättymisestä.

Mahdollinen välitysyhteistyökumppani kuitenkin säilyttää vuokrasopimuksen, vuokravelka- ja ennakkotiedot ja vuokrasopimuksen päättymistiedot aina vähintään lain edellyttämät viisi (5) vuotta. Tietoja voidaan säilyttää myös pidempään, jos meillä on laillinen velvoite tietojen säilyttämiseen tai jos säilyttäminen on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi oikeudellisessa menettelyssä.

Manuaalisia aineistoja säilytetään lukituissa ja vartioiduissa tiloissa. Tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.

Sähköisen rekisterin käyttöoikeus edellyttää pääkäyttäjän tai järjestelmävalvojan myöntämää käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Sähköisen rekisterin käynnistäminen edellyttää henkilökohtaista salasanaa. Käyttöä ja sisäänkirjautumisia valvotaan.

Tiedot kerätään sähköisiin tietovarastoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Palvelimet, varmuuskopiolevyt ja muut vastaavat tietojen säilyttämiseen käytettävät atk-laitteet sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa, ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.

Sinulla on useita eri oikeuksia liittyen omiin henkilötietoihisi. Alta löydät tiivistettynä nämä oikeudet sekä tiedon siitä, kuinka voit käyttää näitä oikeuksia ja mitä rajoituksia niihin liittyy.

Tiettyjen edellytysten täyttyessä sinulla on oikeus:

• Pyytää pääsyä henkilötietoihisi. Tämän oikeuden avulla voit saada kopion kaikista henkilötiedoista, joita säilytämme sinusta sekä varmistaa, että käsitellemme kyseisiä tietoja lainmukaisesti.
• Pyytää henkilötietojesi korjaamista. Tämän oikeuden avulla voit pyytää meitä korjaamaan sinua koskevat tiedot, jotka ovat epätäydellisiä tai vääriä.
• Pyytää tietojesi poistamista. Tämän oikeuden avulla voit pyytää meitä poistamaan henkilötietoja silloin kun tietojen käsittelylle ei ole enää sopivaa perustetta.
• Vastustaa tietojesi käsittelyä silloin kun käsittelyperusteena on meidän (tai kolmannen osapuolen) oikeutettu etu ja sinulla on henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvä syy vastustaa tietojen käsittelyä.
• Pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista. Tämän oikeuden avulla voit pyytää meitä lopettamaan tietojesi käsittelyn esimerkiksi siksi aikaa, että varmistat tietojen tai käsittelyperusteen oikeellisuuden.
• Pyytää tietojesi siirtoa järjestelmästä toiseen.
• Jos käsittely perustuu vain suostumukseesi, sinulla on oikeus peruuttaa tuo suostumus milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei kuitenkaan vaikuta sellaisten henkilötietojen käsittelyn laillisuuteen, joka on suoritettu suostumukseen perustuen ennen suostumuksen peruutusta.

Jos haluat käyttää mitään edellä mainituista oikeuksistasi, voit olla meihin yhteydessä sähköpostitse osoitteeseen asiakaspalvelu@asuntosalkku.fi. Yhteydenottosi jälkeen käsittelemme pyyntösi.

Sinulla on oikeus tehdä ilmoitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle, jos olet tyytymätön tapaan, jolla käsittelemme henkilötietojasi. Suomessa ilmoituksen voi tehdä Tietosuojavaltuutetun toimistolle osoitteessa https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämisessä pyydämme olemaan lisätietojen saamiseksi yhteydessä asiakaspalveluumme joko sähköpostilla, puhelimitse tai kirjeitse. Yhteystiedot ovat

sähköposti	asiakaspalvelu@asuntosalkku.fi
puhelin	040 1522 069
kirjeposti	Asuntosalkku Oyj Teollisuuskatu 21 00510 Helsinki

Tätä tietosuojaselostetta voidaan tarvittaessa päivittää kuvastamaan muuttuvia oikeudellisia ja toiminnallisia vaatimuksia. Suositellemme säännöllisesti vierailemaan verkkosivustollamme saadaksesi tiedon päivittyneistä tietosuojakäytännöistämme.

Päivitetty 17.2.2025