in English / Englanniksi

Tietosuojaseloste vuokralaiselle

TIETOSUOJASELOSTE

Tämä tietosuojaseloste koskee henkilötietojen käsittelyä. Alla kuvataan tarkemmin mm. yhteystietomme, millaisia ja mistä tietoja kerätään, mihin tarkoitukseen tietoja käytetään ja mikä on käsittelyn oikeusperusta, kuinka kauan tietoja säilytetään, mihin tietoja luovutetaan ja siirretään, miten tiedot suojataan ja millaisia oikeuksia rekisteröidyllä on.

REKISTERIN NIMI

Asuntosalkku Suomen vuokralaistietokanta

REKISTERINPITÄJÄ

REKISTERIN PITÄMISEN OIKEUSPERUSTE JA TARKOITUS

Sopimussuhde: Rekisteröity on tai on ollut osapuolena sopimuksessa rekisterinpitäjän kanssa, tai henkilötietojen käsittely on sopimuksen tekemistä edeltävää. Rekisteröity voi olla vuokralainen, takauksen antaja, asunnon asukas, edellä mainitun asioiden hoitaja tai muu sellaiseksi luokiteltava henkilö. Rekisterin pitäminen on tarpeen sopimuksen täytäntöön panemiseksi. Henkilötietoja käytetään asiakassuhteen hoitamiseen, hallintaan, kehittämiseen ja markkinointiin.

Suostumus: Rekisteröity on hakenut vuokralaiseksi tai asukkaaksi rekisterinpitäjän omistamaan asuntoon ja siten antanut rekisterinpitäjälle suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn hakemuksen käsittelemiseksi ja sopimuksen täytäntöön panemiseksi. Erityisien henkilötietoryhmien tietoja käsiteltäessä rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa erityisiä henkilötietoryhmiä koskevien tietojen käsittelyyn.

Rekisterinpitäjän oikeutettu etu: Tietoja käsitellään myös oikeudellisten vaateiden esittämiseksi tai puolustamiseksi sekä rekisterinpitäjän ja sen hoitajayhtiön sisäisiä tarkoituksia, kuten liiketoiminnan kehittämistä varten. Nämä tarkoitukset ovat liiketoimintamme kannalta välttämättömiä sekä perusteltuja rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen asiallisen yhteyden perusteella ja siten oikeutetun etumme mukaisia. Rekisteröity voi vastustaa käsittelyä alla kuvatuin tavoin.

REKISTERIN SISÄLTÄMÄT TIEDOT

Rekisterissä käsitellään kaikkien yllä mainittujen rekisteröityjen osalta seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:

• Rekisteröidyn perustiedot, kuten nimi ja osoite
• Rekisteröidyn yhteystiedot kuten puhelinnumero ja sähköpostiosoite ja mahdollinen yhteyshenkilö tai edustaja
• Lupatiedot ja kiellot, kuten suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
• Muut rekisteröidyn itse antamat tiedot
• Tapahtumatiedot
• Henkilötunnus luotettavaa tunnistamista varten

Vuokralaisista ja takauksen antajista käsitellään edellisen lisäksi seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:

• Laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot, vuokralaisen vuokranmaksutiedot sisältäen maksajan nimen, tilitiedot
• Maksetun sopimusvakuuden tiedot sisältäen maksajan nimen
• Asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten tuotteet ja palvelut, niiden käyttämispäivä, palvelun myyjätiedot, sopimuksen kieli, alkamisaika, päättymisaika ja sopimuksen kohteen tietoja

Edellisten lisäksi vuokralaiseksi hakevia henkilöitä koskien käsitellään suostumuksen perusteella seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:

• Työtiedot, kuten työtehtävä, työnantaja, työsuhteen alkamisaika ja vakituisuus tai määräaikaisuus ja työpaikan yhteystiedot
• Opiskelutiedot kuten oppilaitos ja koulutusohjelma, jos hakija on opiskelija
• Vuokranmaksukykyyn liittyvät tulotiedot
• Hakijan kanssa asuntoa yhdessä hakevan puolison nimi
• Asunnontarpeeseen liittyviä tietoja
• Asunnon hoitoon liittyviä tietoja kuten tupakointi ja lemmikkieläimet
• Tieto luottohäiriömerkinnöistä
• Rekisteröidyn itse antamat lisätiedot

Näiden lisäksi käsittelemme muita rekisteröidyn vapaaehtoisesti yhteydenoton yhteydessä tai muulla vastaavalla tavalla antamia tietoja.

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilötietoja kerätään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisestä sopimuksesta tai rekisteröidyn antamasta hakemuksesta, palveluita käytettäessä, rekisteröidyn maksuista rekisterinpitäjälle tai muutoin suoraan rekisteröidyltä. Henkilötietoja kerätään suostumuksen perusteella myös Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös väestörekisteristä väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetun lain nojalla ja Suomen Suoramarkkinointiliiton ylläpitämistä kieltorekisteristä sekä muista vastaavista rekistereistä.

TIETOJEN ANTAMATTA JÄTTÄMINEN

Henkilötietojen antaminen on vuokrasopimuksen tekemisen edellytys. Sellaiset tiedot, jotka eivät sovellu rekisteröityyn, voi jättää antamatta ilman seuraamusta sopimuksen tekemiselle. Tällainen tieto on esimerkiksi sähköpostiosoite sellaisen rekisteröidyn osalta, kenellä ei ole sähköpostia.

Tietojen antamatta jättäminen vuokralaishakemuksessa tai hakemuksen käsittelyn suostumuksen peruminen ennen vuokrasopimuksen solmimista on este sille, että hakija tulisi valituksi vuokralaiseksi.

ERITYISIEN HENKILÖTIETORYHMIEN TIETOJEN KÄSITTELY

Käsittelemme erityisiä tai arkaluontoisia henkilötietoja vuokrasuhteen hoitamiseksi, kun rekisteröity itse tai hänen valtuutettu edustajansa antaa ne meille ja pyytää niiden käsittelemistä. Tällaista käsittelyä voi olla esimerkiksi vuokralaisen pyyntö huomioida hänen terveydentilansa vuokrasuhteen hoitoon liittyvissä asioissa, vuokralaisen ilmoitus puolisonsa muuttamisesta samaan asuntoon, tai muu vuokrasuhteen hoitamiseen liittyvä tapahtuma.

TIETOJEN LUOVUTUKSET JA SIIRROT

• Asuntorahaston vaihtoehtorahastojen hoitaja: rekisteröidyn henkilötietoja käsitellään Asuntosalkku toimilupa Oy:ssä, joka on rekisterinpitäjän emoyhtiön vaihtoehtorahaston hoitaja, yhdessä muiden saman hoitajayhtiön hoitamien rahastojen kanssa.
• Konserniyhtiöt: rekisteröidyn henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän konsernissa, jonka emoyhtiö on Asuntosalkku Oy.
• Viranomaiset: rekisteröidyn henkilötietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.
• Yritysjärjestelyt: mikäli rekisterinpitäjä on osallisina yrityskaupassa, fuusioimme tai muutoin järjestelemme liiketoimintaamme, rekisteröidyn henkilötietoja voidaan luovuttaa järjestelyn muille osapuolille ja näiden neuvonantajille.
• Perintä, oikeusvaateet ja riitojen sovittelu: rekisteröidyn henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille, jos se on tarpeen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, mahdollisten rikkomusten tutkimiseksi taikka oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa myös muille sovittelu- ja ratkaisuelimille, kuten esimerkiksi kuluttajariitalautakunnalle tai kuluttajaneuvojalle. Perintätoimia varten tietoja voidaan luovuttaa perintää rekisterinpitäjän puolesta tai lukuun suorittavalle taholle.
• Asunnon hoito: rekisteröidyn henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille, kun tämä on tarpeen asunnon hoitamista tai kunnossapitoa varten. Luovutuksen saajina ovat tyypillisesti taloyhtiön isännöitsijä ja/tai huoltoyhtiö, remonttiyhteistyökumppani, vahinkotarkastaja tai muu vastaava taho.
• Vuokranmaksun seuranta ja kirjanpito: rekisteröidyn henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille vuokranmaksun seurannan ja kirjanpidon ostettujen palvelujen tuottajille.
• Asunnon välitys: rekisteröidyn henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille asunnon vuokraus- tai myyntitoimeksiantoihin liittyen. Luovutuksensaajia ovat rekisterinpitäjän käyttämät välitysliikkeet tai välittäjät ja välitysliikkeen edustaja.

Rekisterinpitäjän, sen hoitajayhtiön ja hoitajayhtiön yhteiseen tietojärjestelmään kuuluvien muiden hoidettujen rahastojen henkilöstöjen lisäksi IT-yhteistyökumppaneilla emo-, tytär- tai osakkuusyhteisöineen ja niiden sellaisella henkilökunnalla, joilla on välttämätöntä saada tietoihin pääsy tehtäviensä hoitamiseksi, on pääsy asiakastietoihin ja asiakastietojärjestelmiin. Edellä mainittuja ja muita alihankkijoita käyttäessämme takaamme sopimusjärjestelyin, että tietoja käsitellään kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Säilytämme henkilötiedot kolmen kalenterivuoden ajan vuokrasopimuksen päättymisen jälkeen. Tästä poiketen hylättyyn vuokra-asuntohakemukseen liittyviä henkilötietoja sisältäen hakemuksen liitteineen säilytämme yhden kalenterivuoden. Välitysyhteistyökumppani kuitenkin säilyttää vuokrasopimuksen, vuokravelka- ja ennakkotiedot ja vuokrasopimuksen päättymistiedot aina vähintään lain edellyttämät viisi vuotta.

Avoimeen tapaukseen kuten oikeudelliseen vaateeseen tai haasteen liittyviä tietoja voidaan säilyttää tätä pidempi aika, joka on tarpeellinen tapauksen käsittelyä varten. Säilyttäminen sisältää henkilötietoja.

Rekisteröity voi myös itse vaikuttaa tietojen säilytysaikaan alla ”rekisteröidyn oikeudet” -luvussa kuvattujen vaikutusmahdollisuuksien kautta.

REKISTERIN SUOJAUS

Manuaalisia aineistoja säilytetään lukituissa ja vartioiduissa tiloissa. Tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.

Sähköisen rekisterin käyttöoikeus edellyttää pääkäyttäjän tai järjestelmävalvojan myöntämää käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Sähköisen rekisterin käynnistäminen edellyttää henkilökohtaista salasanaa. Käyttöä ja sisäänkirjautumisia valvotaan.

Tiedot kerätään sähköisiin tietovarastoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Palvelimet, varmuuskopiolevyt ja muut vastaavat tietojen säilyttämiseen käytettävät atk-laitteet sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa, ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Tietojen tarkastaminen, korjaaminen, siirtäminen ja poistaminen: Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot. Rekisteröidyn pyynnöstä oikaisemme, täydennämme tai poistamme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot. Rekisteröity voi myös halutessaan saada siirretyksi antamansa henkilötiedot, joita käsittelemme automaattisesti suostumuksen tai sopimuksen perusteella, ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme. Yhteystiedot ovat alla.

Vastustamisoikeus: Rekisteröity voi milloin tahansa vastustaa tietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten. Rekisteröity voi vastustaa henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella käsittelyä, joka perustuu rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettuun etuun. Vastustamisesta voi ilmoittaa asiakaspalveluumme. Yhteystiedot ovat alla.
Rajoittamisoikeus: Rekisteröity voi vaatia käsittelyn rajoittamista mm. silloin, kun rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa voimme varmistaa tietojen paikkansapitävyyden.
Suostumuksen peruuttaminen: Rekisteröity voi peruuttaa antamansa suostumuksen milloin tahansa ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme. Yhteystiedot ovat alla.

Valitusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus viranomaiselle, mikäli hän katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty tämän tietosuojaselosteen ja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön vastaisesti. Viranomaisen yhteystiedot löytyvät osoitteesta www.tietosuoja.fi. Jos rekisteröidyllä on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka toisessa EU-valtiossa, hän voi tehdä valituksen Suomen lisäksi myös tämän maan viranomaiselle.

ASIAKASPALVELUN YHTEYSTIEDOT

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämisessä pyydämme olemaan lisätietojen saamiseksi yhteydessä asiakaspalveluumme joko sähköpostilla, puhelimitse tai kirjeitse. Kirjallinen ja allekirjoitettu pyyntö tulee toimittaa sähköpostilla tai postitse. Yhteystiedot ovat

TIETOSUOJASELOSTEEN PÄIVITTÄMINEN

Rekisterinpitäjä päivittää tietosuojaselostetta tarvittaessa pitääkseen sen ajan tasalla.

Päivitetty 19.5.2021