Tietosuojaseloste

Nimi: Asuntosalkku Oyj
Osoite: Teollisuuskatu 21, 00510 Helsinki, Suomi
Y-tunnus: 2633454-3
Henkilön nimi: Olli Pehkonen
Yhteystiedot: hallinto@asuntosalkku.fi

Asuntosalkku Oyj:n yhtiökokousrekisteri 2026.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa rekisterinpitäjän yhtiökokouksen läpivienti lain mukaisesti.

Henkilötietoja käsitellään ainoastaan yhtiökokouksen järjestämisen vuoksi välttämättömiin tarkoituksiin, kuten ilmoittautujan henkilöllisyyden varmistamiseksi ja osallistumisoikeuden tarkastamiseksi, kokouksen osallistujaluettelon, ääniluettelon ja äänilippujen laatimiseksi, äänestyksen järjestämiseksi sekä ennakkokysymysten hallintaan.

Yhtiökokouksen sähköinen ilmoittautumisjärjestelmä toteutetaan teknisesti Visma Solutions Oy:n Visma Sign -palvelulla. Osakasluetteloa ylläpitää Euroclear Finland Oy. Lisäksi tarvittaessa käytetään myös muita palveluntarjoajia.

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteisiin velvoitteisiin.

Käsiteltäviin henkilötietoihin kuuluu osakkeenomistajan ja tämän mahdollisen edustajan nimi, henkilötunnus ja/tai y-tunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osake- ja äänimäärä, äänestystiedot, tunnistautumistapa, edustusperuste, ilmoittautumispäivä, ja mahdolliset tiedot avustajasta, valtakirjasta, ennakkokysymykset sekä mahdolliset muut ilmoittautumisen yhteydessä annetut lisätiedot.

Rekisteri sisältää Euroclear Finlandin yhtiökokousta varten muodostaman täsmäytyspäivän osakasluettelon, joka sisältää mm. osakkeenomistajan nimen, henkilö-/Y-tunnuksen, osoitteen ja osakemäärän.

Rekisteri sisältää Euroclear Finlandin yhtiökokousta varten muodostaman tilapäisen osakasluettelon, joka sisältää tiedot yhtiökokoukseen ilmoittautuneista hallintarekisteröidyistä osakkeenomistajista ja heidän osakemääränsä.

Henkilötietoja kerätään pääsääntöisesti henkilöltä itseltään tai tämän edustajalta yhtiökokoukseen ilmoittautumisen yhteydessä. Sähköpostin tai postin kautta ilmoittauduttaessa rekisterinpitäjä syöttää rekisteriin ilmoittautujan henkilötiedot.

Ilmoittautumisen yhteydessä annettujen henkilötietojen perusteella haetaan osakkeenomistajan osakemäärän Euroclear Finland Oy:n muodostamasta kokouksen täsmäytyspäivän osakasluettelosta.

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen mukaisten käyttötarkoitusten toteuttamiseksi konsernin sisäisesti tai yhteistyökumppaneilleen tai muille henkilötietojen käsittelijöille.

Rekisterin tietojen pohjalta muodostetaan kokouksen ääniluettelo ja äänestyksen yhteenvedot, jotka liitetään kokouksen pöytäkirjan liitteiksi. Ääniluettelo sisältää osakkeenomistajan ja mahdollisen edustajan ja/tai avustajan nimen, äänilipun numeron (osallistujanumero), osakemäärän lajeittain, äänimäärän, edustusperusteen ja osallistumistavan.

Yhtiökokouksessa pidetään osakeyhtiölain mukaisesti nähtävillä osakasluettelo, joka sisältää kokouksen täsmäytyspäivän mukaisesti osakkeenomistajien nimen, kunnan ja osake- ja äänimäärän. Luettelo sisältää myös tilapäisesti osakasluettelolle yhtiökokousta varten ilmoittautuneiden hallintarekisteröityjen osakkeenomistajien tiedot.

Rekisterin tietoja voidaan jakaa niille kolmansille osapuolille, jotka osallistuvat yhtiökokouksen järjestämiseen ja tarvitsevat omassa toiminnassaan rekisterin tietoja. Tietoja ei luovuteta kaupallisiin tarkoituksiin.

Fyysinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain tietoon oikeutetuilla.

Sähköinen aineisto säilytetään konesalissa, joka vastaa henkilötietojen käsittelylle asetettuja vaatimuksia. Pääsy rekisteriin on vain rajoitetulla joukolla rekisterinpitäjän ja alihankkijoiden työntekijöitä, jotka tarvitsevat ja käsittelevät tietoja yhtiökokouksen järjestämiseksi.

Rekisterinpitäjä säilyttää henkilötietoja enintään kaksi vuotta yhtiökokouksen päättymisen jälkeen.

Euroclear Finland Oy säilyttää henkilötietoja enintään neljä kuukautta yhtiökokouksen päättymisen jälkeen.

Yhtiökokouksen pöytäkirja ja siihen liitetty ääniluettelo säilytetään yhtiön koko toiminnan ajan yhtiön lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi, mutta kuitenkin vähintään 10 vuoden ajan tilikauden päättymisestä. Se sisältää yhtiökokoukseen osallistuneiden osakkeenomistajien nimet, mahdollisten asiamiesten ja avustajien nimet, osake- ja äänimäärät sekä äänilippujen numerot.

Muut tiedot hävitetään, kun ne eivät enää ole tarpeellisia pöytäkirjan laatimiseksi tai sen oikeellisuuden varmentamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus tietää rekisteriin hänestä tallennetut tiedot. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa oikaisua, poistamista tai täydentämistä. Mahdolliset pyynnöt osoitetaan kirjallisesti edellä kohdassa 1 mainitulle yhteyshenkilölle.

Rekisteröidyillä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, mikäli hänellä on käsittelyyn liittyen huomautettavaa. Ohjeet tähän löytyvät Tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta osoitteesta https://tietosuoja.fi/