TIETOSUOJASELOSTE

Asuntosalkku Oyj:n väärinkäytösilmoitusrekisteri

Asuntosalkku Oyj, Y-tunnus 2633454-3
Ilmalankuja 2 L, 00240 Helsinki

Rekisteriasioita hoitava henkilö:
Olli Pehkonen, puhelin 040 1810 325, etunimi.sukunimi@asuntosalkku.fi

Rekisteröity voi olla oikeuksiensa käyttämisestä yhteydessä yllä mainittuun rekisteriasioita hoitavaan henkilöön.

Väärinkäytösilmoitusten eli whistleblowing-kanavan kautta voi luottamuksellisesti ilmoittaa rikos-, rikkomus- tai väärinkäytösepäilyn. Ilmoituksen voi antaa anonyymisti tai omalla nimellä.

Whistleblowing-kanava on työkalu eettisten periaatteiden ja luottamuksen ylläpitämiseen.

Kerromme toimintaperiaatteistamme lisää täällä.

Whistleblowing-kanavan kautta kaikki Asuntosalkku-konsernin työntekijät ja myös ulkoiset sidosryhmät voivat ilmoittaa nimettömänä väärinkäytösepäilystään. Henkilötietoja käsitellään ilmoitetun tapauksen tutkinnassa sekä mahdollisten seuraamusten arvioinnissa ja toimeenpanossa.

Tahallisten väärien ilmoitusten tekeminen on kiellettyä ja ne voivat johtaa oikeudellisiin seuraamuksiin.

Rekisterinpitäjä suojaa yksityisyyttä ja käsittelee whistleblowing-kanavan kautta kerättyjä henkilötietoja tietosuojalainsäädännön ja hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.

Ilmoituksen tekijän henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen (tietosuoja-asetus 6 artikla 1 a, tietosuoja-asetus 9 artikla 2 a).

Ilmoituksen kohteena olevan henkilön ja ilmoitusten käsittelijöiden henkilötietojen käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 f). Käsittely perustuu myös lakiin Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta (1171/2022 muutoksineen, ns. ”Ilmoittajansuojelulaki”). Erityisten henkilötietojen käsittelyn perusteena on työoikeuden alaan kuuluvien velvoitteiden noudattaminen (tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 b).

Ilmoittaja:

Lähtökohtaisesti ilmoitukset tehdään nimettömänä. Ilmoittaja saattaa itse lisätä ilmoitukseen henkilötietojaan (kuten nimi, sijaintitieto, taloudellisia tietoja jne). Ilmoituksissa voi olla kuvia ja videokuvaa. Ilmoittajan itsestään antamat tiedot saattavat sisältää myös erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja (kuten terveystietoja). Ilmoitettuun tapahtumaan liittyvät seikat saattavat olla sellaisia, että ilmoittaja on näiden tietojen perusteella epäsuorasti tunnistettavissa.

Ilmoituksen kohteena oleva henkilö:

Ilmoitus ja sen tutkinta-aineisto saattaa sisältää ilmoituksen kohteena olevaa henkilöä (kuten nimi, sijaintitieto, taloudellisia tietoja, kuvia, videokuvaa jne), hänen käyttäytymistään ja olosuhteitaan koskevia tietoja sekä muita henkilökohtaisia tietoja. Tiedot saattavat sisältää myös erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja (kuten terveystietoja).

Ilmoitusten käsittelijät:

Ilmoitusten käsittelijöistä kerätään seuraavat henkilötiedot: nimi, titteli, käyttäjätunnukset, lokitiedot.

Ilmoittajina voivat toimia työntekijät ja myös ulkoiset sidosryhmät. Lisäksi rekisterinpitäjä kerää tapauksen tutkinnan aikana ilmoitukseen liittyviä välttämättömiä tietoja asianosaisilta sekä tapahtumiin liittyviltä henkilöiltä ja tahoilta.

Henkilötietojen antaminen on vapaaehtoista. Nimettömiin ja nimellä annettuihin ilmoituksiin pätee samanlainen käsittely.

Viranomaiset: ilmoitukset kokonaisuudessaan tai osittain voidaan luovuttaa toimivaltaiselle viranomaiselle, jos asia on viranomaisasia.

Sisäinen valvonta: rekisterinpitäjän riskienhallinnalla on pääsy ilmoituksiin. Riskienhallinta on konsernille yhteinen toiminto, joka käsittelee tietoja kaikista Asuntosalkku-konsernin yhtiöistä yli yhtiörajojen.

Ulkopuoliset tutkijat: rekisterinpitäjä voi ostaa ilmoitusten tutkintaan liittyviä palveluja kolmansilta, jolloin ilmoitus voidaan luovuttaa näille kolmansille ilmoituksen tutkintaa varten. Luovutuksensaaja on kyseisen palvelun tarjoaja, jolla on tutkintaan sopivaa erityistä osaamista.

Whistleblowing-kanavan ulkopuolinen palveluntuottaja käyttää alihankkijoita, jotka tarjoavat tietojen teknisiä käsittelypalveluita, ja joista osa sijaitsee EU:n ulkopuolella Yhdysvalloissa.

Rekisterinpitäjä on huolehtinut asianmukaisten suojatoimien toteuttamisesta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle sopimuksellisin keinoin varmistamalla riittävän tietoturvan tason toteutumisen sekä henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön vaatimusten noudattamisen ja edellyttämällä palveluntuottajaa käyttämään henkilötietojen siirrossa tietosuoja-asetuksen 46 artiklan 2 kohdan c alakohdan mukaisia Euroopan komission vahvistamia vakiolausekkeita omissa alihankintasopimuksissaan.

Vakiosopimuslausekkeiden viimeisimmät versiot löytyvät Euroopan komission verkkosivuilta.

Ilmoitus poistetaan kahden kuukauden kuluttua tutkinnan päättymisestä, jos tutkinnan tuloksena asiassa ei ole seuraamuksia ja tutkimuksesta on raportoitu hallitukselle. Henkilötiedot, joilla selvästi ei ole merkitystä ilmoituksen käsittelyn kannalta, poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

Ilmoitus, josta on seuraamuksia, säilytetään niin kauan kuin tietojen edelleen säilyttäminen on tarpeen päätettyjen seuraamuksien vuoksi, oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, laissa säädettyjen oikeuksien tai velvoitteiden toteuttamista varten taikka ilmoituksen tekijän tai ilmoituksen kohteen oikeuksien turvaamiseksi. Jos tietoja säilytetään edellä mainituista syistä, tietojen edelleen säilyttämisen tarpeellisuus tutkitaan vuosittain.

Säilyttäminen voi sisältää henkilötietoja.

Rekisteröity voi myös itse vaikuttaa tietojen säilytysaikaan alla ”rekisteröidyn oikeudet” -luvussa kuvattujen vaikutusmahdollisuuksien kautta.

Henkilötietoihin pääsevät ja niitä käsittelevät ne rekisterinpitäjän nimeämät henkilöt, jotka osana tehtäviään käsittelevät ilmoituksia ja tutkivat tapahtumia.

Rekisterinpitäjän käytössä olevaa whistleblowing-kanavaa ylläpitää ulkopuolinen palveluntarjoaja (Plan Brothers Oy). Rekisterinpitäjä on varmistanut sopimuksella, että palveluntarjoaja käsittelee whistleblowing-kanavan kautta saatuja henkilötietoja tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Sähköisen rekisterin käyttöoikeus edellyttää pääkäyttäjän tai järjestelmävalvojan myöntämää käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Sähköisen rekisterin käynnistäminen edellyttää henkilökohtaista salasanaa. Käyttö synnyttää merkinnät lokiin, jota voidaan hyödyntää järjestelmän käytön valvomiseen.

Tiedot kerätään sähköisiin tietovarastoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Palvelimet, varmuuskopiolevyt ja muut vastaavat tietojen säilyttämiseen käytettävät atk-laitteet sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa, ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.

Tietojen tarkastaminen, korjaaminen ja poistaminen: Rekisteröidyllä ilmoittajalla on oikeus tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot. Rekisteröidyn pyynnöstä oikaisemme, täydennämme tai poistamme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot. Rikoksen ehkäisemiseksi tai selvittämiseksi joidenkin tietojen saaminen voi kuitenkin olla rajoitettua. Ilmoituksen kohteena olevalla rekisteröidyllä henkilöllä ei ole tarkastusoikeutta ilmoitusta ja sen tekijää koskeviin tietoihin. Tietosuojavaltuutettu voi rekisteröidyn ilmoituksen kohteen pyynnöstä tarkastaa rekisteröityä koskevien tietojen lainmukaisuuden.

Vastustamisoikeus: Rekisteröity voi vastustaa henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella käsittelyä, joka perustuu rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettuun etuun. Vastustamisesta voi ilmoittaa rekisteriasioita hoitavalle henkilölle.

Rajoittamisoikeus: Rekisteröity voi vaatia käsittelyn rajoittamista mm. silloin, kun rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa voimme varmistaa tietojen paikkansapitävyyden.

Suostumuksen peruuttaminen: Rekisteröity ilmoittaja voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen. Ilmoituksen kohteen osalta tietojen käsittely ei perustu suostumukseen tai edellytä suostumusta, joten suostumuksen peruuttamisella ei ole vaikutusta.

Valitusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu viranomaiselle, mikäli hän katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty tämän tietosuojaselosteen ja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön vastaisesti. Viranomaisen yhteystiedot löytyvät osoitteesta www.tietosuoja.fi. Jos rekisteröidyllä on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka toisessa EU-valtiossa, hän voi tehdä valituksen Suomen lisäksi myös tämän maan viranomaiselle.

Oikeuksien käyttäminen edellyttää, että pyytäjän henkilöllisyys voidaan todentaa luotettavalla tavalla.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämisessä pyydämme olemaan lisätietojen saamiseksi yhteydessä rekisteriasioita hoitavaan henkilöön joko sähköpostilla, puhelimitse tai kirjeitse. Kirjallinen ja allekirjoitettu pyyntö tulee toimittaa sähköpostilla tai postitse. Rekisterinpitäjä varmistaa pyynnön esittäjän henkilöllisyyden. Yhteystiedot ovat tämän sivun yläosassa kohdassa ”Rekisterinpitäjä”.

Rekisterinpitäjä päivittää tietosuojaselostetta tarvittaessa pitääkseen sen ajan tasalla.

Päivitetty 26.6.2023